PDCA – методика решения проблем

Цикл PDCA (или «круг управления») в литературе по менеджменту рассматривается как технология непрерывного совершенствования процессов, универсальный метод решения проблем, который можно применить в любой сфере деятельности. Цикл PDCA кажется простым и понятным, но эта простота обманчива. Может быть поэтому люди так редко следуют PDCA в полной мере. Концепция PDCA впервые была описана Уолтером Шухартом, занимавшимся в 1930-х годах разработкой статистических методов контроля процессов в Bell Laboratories (США), в его книге «Статистические методы с точки зрения управления качеством» (1939 г.). Концепция PDCA была развита в 1950-х годах в трудах Эдварда Деминга, известного специалиста в области менеджмента качества.

Аббревиатура PDCA сложилась из первых букв английских обозначений этапов решения проблемы (см. рис. 1):

• Р – Plan – планируй;
• D – Do – выполняй;
• С – Check – проверяй;
• А – Act – действуй.

Этап планирования (P) предполагает определение основных направлений работы в рамках поставленной задачи, составление программы и выбор контрольных ориентиров. Для эффективного прохождения этой стадии рекомендуется ответить на шесть вопросов, подразумевающих следующие действия:
1.Что:

• анализ требований внутренних и внешних потребителей и других заинтересованных сторон;
• определение целей работы;
• прогнозирование результата;
• определение входных и выходных данных процесса.

2.Почему:

• установление предпосылок и причин проблемы.

3.Как:

• определение пути решения проблемы;
• оценка необходимых условий и ресурсов, включая законы и стандарты, документацию, средства на подготовку персонала, материалы, оборудование;
• определение методов контроля и мониторинга, в том числе точек измерения процесса.

4.Кто:

• назначение владельца процесса;
• определение исполнителей, меру их ответственности и полномочий, а также схемы их взаимодействия на всех этапах PDCA с учетом их опыта, навыков и т. д.

5.Когда:

• определение конкретного времени начала и окончания работ на каждом из этапов PDCA и в целом всего процесса.

6.Где:

• определение места проведения работ на всех этапах PDCA, т. е. цех, участок, отдел, департамент и т. д.

Таким образом, отвечая на перечисленные вопросы, можно составить четкий план действий для всех этапов PDCA.

На стадии выполнения (D) подготовленный план реализуется.

На этапе анализа, изучения (С) проводится проверка хода выполнения плана, определяются результаты решения проблемы. Именно этот отрезок работы наиболее важен во всем процессе. Большинство организаций преуспели в реализации стадии выполнения. Много и таких фирм, которые хорошо осуществляют планирование. Однако лишь некоторые из них эффективно делают проверку систематически и регулярно. На практике очень часто анализ первых результатов реализации плана сводят к выявлению степени достижения ожидаемых показателей. Если промежуточные итоги неудовлетворительные, в план вносят соответствующие коррективы, выделяют новые ресурсы, изменяют сроки и т. д. Но все это – в соответствии с прежними предпосылками. Если не осуществлять их регулярную корректировку, то люди и организации будут обречены на бессмысленную и неэффективную трату времени и ресурсов, двигаясь по одной и той же «колее», пытаясь достичь намеченного результата, затрачивая все больше усилий.

Этап действий (A) состоит из мероприятий, направленных на исключение возможности повторного появления проблемы, что требует документального закрепления и стандартизации соответствующих действий, с помощью которых ее можно решить.

После того как завершен цикл PDCA в отношении проблемы нижнего уровня (пример см. в приложении), необходимо повторять «круг управления» – возобновлять цикл действий для решения проблем более высокого порядка. Непрерывно вращая «колесо» PDCA, организация и отдельные люди реализуют эффективную стратегию, направленную на постоянное улучшение процесса, действий персонала, качества продукции или услуг и, в конечном итоге, работы компании в целом.

Таким образом, концепция непрерывного совершенствования PDCA может применяться ко всем без исключения аспектам деятельности предприятия – от разработки стратегии до формирования культурной среды. Именно поэтому цикл PDCA стал одним из фундаментов менеджмента качества, среди основных целей которого в организации выступает создание таких условий, когда постоянно улучшается каждый из ее процессов. А усиливая друг друга, эти изменения делают систему более совершенной.

Примеры применения цикла PDCA

Процесс анализа и решения проблем в компании «Ксерокс» состоит из шести этапов (см. рис. 2):

• Выявление и отбор проблемы – определение и описание текущего и желаемого состояний, т. е. выявление несоответствия.
• Анализ проблемы – установление ключевых причин возникших несоответствий и ранжирование их по важности.
• Выработка возможных решений и их документирование – составление перечня корректирующих действий.
• Выбор и планирование реализации решения – составление плана проведения и оценки изменений.
• Реализация решения – выполнение планов корректирующих действий.
• Согласованная оценка результативности решения. Принятие решения о рассмотрении новой проблемы (оценка итогов корректирующих действий).

Компания «Форд» разработала свой способ преодоления сложностей, получивший название «Метод 8D для командного решения проблем». Состоит он из следующих этапов:

• D0 – подготовка к процессу 8D;
• D1 – создание команды;
• D2 – описание проблемы;
• D3 – разработка временных мер по изоляции проблемы от внешних / внутренних потребителей до момента внедрения корректирующих действий;
• D4 – определение и верификация основных причин и «точки выхода» (того момента в процессе, где надо обнаружить и ограничить влияние основной причины);
• D5 – выбор и верификация постоянных корректирующих действий для основной причины и «точки выхода»;
• D6 – внедрение постоянных корректирующих действий;
• D7 – предотвращение повторного появления проблемы;
• D8 – признание вклада команды и отдельных людей.

Приложение. Пример алгоритма решения проблем на основе PDCA

PLAN
Шаг 1:
Идентификация проблемы

1. Четко определите проблему.
2. Установите измеряемый критерий оценки результата.

PLAN
Шаг 2:
Анализ проблемы

1. Определите процессы, которые оказывают влияние на проблему.
2. Опишите существующий процесс.
3. Составьте карту процессов.
4. Определите возможные причины проблемы.
5. Соберите и проанализируйте данные, относящиеся к проблеме.
6. Определите ключевые причины проблемы.
7. Соберите дополнительные данные, если необходимо, для более полного понимания ключевых причин.

DO
Шаг 3:
Разработка решения

• Определите критерии выбора решения проблемы.
• Разработайте возможные варианты решения проблемы с учетом ключевых причин.
• Выберите оптимальное решение.
• Разработайте план внедрения.

DO
Шаг 4:
Внедрение решения
Внедрите выбранное решение.
CHECK
Шаг 5:
Оценка результатов

1. Соберите данные о результатах внедрения принятого решения.
2. Проанализируйте собранную информацию.

Желаемая цель достигнута?
Если «да», переходите к Шагу 7.
Если «нет», возвращайтесь к Шагу 1.
ACT
Шаг 6:
Стандартизируйте решение

• Определяйте потребности в обучении для полного внедрения решения.
• Проводите непрерывный мониторинг.
• Ищите другие возможности для улучшений.

kadrovik.ru