В данном разделе представлен авторский взгляд на построение в компании системы (архитектуры) процессов.
Подход к построению системы процессов организации можно сравнить с собиранием пазла. Для того, что собрать картинку из большого количества разрозненных элементов нужно:
- визуально представить себе готовую картинку в целом (обычно она приводится на коробке к пазлу);
- терпеливо отбирать и складывать нужные элементы между собой.
Очевидно, что в случае потери общей картинки задача сборки элементов пазла существенно усложняется.
Переводя эту аналогию на язык бизнес-моделирования можно сказать, что:
- общая картинка пазла – это системное понимание процессов бизнеса на верхнем уровне, и
- отдельные детальные элементы – это деятельность на среднем и нижнем уровне, выполняемая структурными подразделениями организации.
Один из возможных алгоритмов построения системы процессов организации представлен на рис 1.
На первом шаге осуществляется разработка модели процессов организации на верхнем уровне. Цель создания модели – понимание того, как устроен бизнес организации. Рекомендуется создавать эту модель, используя принципы определения и построения схем цепочек создания ценности (ЦСЦ). Формируемая модель является структурной. Ее назначение – системно показать процессы компании на верхнем уровне и основные, наиболее важные связи между ними. Для создания структурной модели можно использовать любую, понятную и удобную бизнес-аналитикам нотацию (в т.ч. IDEF0 и т.п.). Главное, чтобы эта нотация соответствовала поставленной задаче. Для создания структурной модели можно использовать MS Visio, как наиболее доступный инструмент. На крайний случай, можно нарисовать модель на бумаге.
На шаге 2 осуществляется анализ деятельности структурных подразделений, выявление и структурирование процессов, которые в них выполняются. В случае, если позволяют человеческие ресурсы, шаги 1 и 2 можно выполнять одновременно. Заметим, что информация о процессах подразделений представляется в табличной форме (в MSExcel).
После получения видения процессов организации в целом (структурная модель процессов на верхнем уровне) и информации по процессам структурных подразделений на шаге 3 формируется первая версия системы процессов организации. Она представляет собой таблицу в MSExcel, включающую несколько столбцов:
- номер процесса;
- наименование процесса;
- ответственный за выполнение процесса руководитель;
- участники;
- входы;
- инициирующие события;
- выходы;
- завершающие события.
Заметим, что схемы ЦСЦ являются промежуточным, рабочим материалом, необходимым для понимания бизнеса в целом и создания основы, «скелета» системы процессов. Но результат работы (система процессов) представляется в табличной форме.
На шаге 4 выполняется согласование границ процессов по входам/выходам и инициирующим/завершающим событиям. Это довольно длительный и затратный с точки зрения вовлечения человеческих ресурсов этап, но он позволяет сделать систему более адекватной. Как правило, при согласовании входов/выходов структура процессов несколько изменяется. Обратим внимание, что для процессов 1 и 2 уровня нужно согласовывать только границы ответственности руководителей на уровне решаемых задач, достигаемых целей и т.п. «Стыковка» на уровне реальных рабочих документов выполняется на 3 и 4 уровнях.
По итогам выполнения этого шага формируется вторая версия системы процессов организации. Уточняются должности руководителей, ответственных за выполнение процессов, и состав участников на уровне подразделений и должностей сотрудников.
На шаге 5 осуществляется согласование системы процессов. Результатом является третья, согласованная версия системы процессов. Она является рабочей, и используется на следующих этапах проекта внедрения процессного подхода.
Обычно, для разработки адекватной бизнесу системы процессов требуется не менее 3-4 итераций. Для компании среднего размера (численность 1000-1500 человек, 100-150 сотрудников руководящего состава) такая работа занимает около 2 месяцев.
Важно, чтобы работу по формированию системы процессов организации выполняли квалифицированные бизнес-аналитики или внешние консультанты. Возможен вариант организации совместной команды. Нежелательно поручать такую важную задачу, как построение системы процессов организации, малоопытным и недостаточно компетентным сотрудникам.
Рис. 1. Алгоритм построения системы процессов организации. Использование отраслевых решений и материалов других компаний
На практике, при построении системы процессов могут использоваться:
Компании обычно реализуют лишь около 60% потенциальной стоимости своих стратегий из-за дефектов и ошибок при их планировании и реализации. Но если точно следовать семи простым правилам, вы можете добиться гораздо лучших результатов.