Момент выбора

Человеческие ресурсы становятся все более значимым фактором успеха в решении конкретных бизнес-задач. В связи с этим все большее значение приобретает эффективное управление персоналом организации. Это требует от сотрудников кадровых служб много времени посвящать анализу имеющихся в компании человеческих ресурсов, прогнозировать ситуации, связанные с реализацией управленческих решений. Правильный выбор средств автоматизации кадровых процессов помогает добиться поставленных целей максимально эффективно и быстро.В большинстве служб персонала масса времени уходит на ведение документооборота и анализ кадровых данных. Тогда как в идеале распределение рабочих часов должно быть примерно таким, как показано на рисунке. Однако объем задач растет, и специалисты справляются с ним зачастую фактически в ущерб качеству или за счет личного времени. При этом увеличить число сотрудников службы удается очень редко. Как решить эту проблему?

Эффективным способом улучшения ситуации представляется применение программных средств (ПС) автоматизации. Несмотря на необходимость серьезных финансовых вложений в их реализацию, он находит больший отклик у руководства и акционеров прежде всего потому, что автоматизация поддается четкому анализу с точки зрения возврата инвестиций и прогнозирования экономического эффекта.

Примером могут служить данные, представленные в таблице, которая составлена в 2002 г. по результатам перевода 1400 сотрудников из одной компании в другую при реорганизации ООО «РусавтоГаз». Оформление перевода производилось с применением HRMS БОСС-Кадровик.

Подобные расчеты наглядно показывают, что автоматизация заметно сокращает трудоемкость кадровой деятельности.

Поиск своего пути

Выбор ПС достаточно сложен, т. к. требует принятия взвешенного решения о том, в каком объеме и как будет реализовываться автоматизированная система управления (АСУ). Существует два подхода к созданию собственной АСУ: на базе готовых ПС и самостоятельная разработка. Каждый из этих вариантов имеет свои плюсы и минусы.

Самостоятельная разработка системы:


Неквалифицированный контроль создания программы или полное его отсутствие может привести к тому, что организация попадет в зависимость от разработчиков. В ходе реализации проекта они становятся носителями эксклюзивных знаний и могут существенно повлиять на деятельность компании. Возможна ситуация, когда, желая обезопасить себя или обеспечить дополнительные преференции, эти специалисты идут на то, что не отражают в документации часть необходимых сведений.

Приобретение ПС внешнего поставщика:


Тем не менее утверждение о том, что проект создания АСУ на базе приобретенного ПС связан с высокими затратами, не всегда верно. Естественно, необходима определенная сумма для приобретения ПС и его настройки. При самостоятельной разработке потребуются только дополнительные расходы (на покупку оборудования, наем специального персонала и т. п.). Затраты из текущего бюджета остаются «за кадром».

Выбор программных средств

На рынке представлено более двух десятков отечественных и зарубежных производителей, позиционирующих свои продукты как средство автоматизации систем управления человеческими ресурсами. У них, как правило, разный набор функций. Поэтому предлагаем несколько способов, упрощающих задачу выбора ПС:

1. Заказать оценку и подбор программного средства, максимально отвечающего потребностям организации, внешнему консультанту (аутсорсинг). Этот способ имеет следующие преимущества и недостатки:



2. Приобрести обзор ПС автоматизации управления персоналом. Рынок такого рода услуг уже существует и будет расширяться по мере роста рынка ПС и потребностей в автоматизации. Плюсы и минусы приобретения обзора ПС:



Сегодня нет единой методики оценки ПС автоматизации управления человеческими ресурсами. Каждая организация идет своим путем. Часто, желая сократить время и затраты на проведение исследований, компании применяют простейшие матрицы оценки, которые ставят в один ряд ПС с разным набором функций, сервисными, интеграционными и настроечными возможностями и аналитическими механизмами. Например, программные средства для географически распределенных бизнес-структур и только для локальных фирм. Оценка при проведении подобного рода исследований производится по принципу подсчета количества функциональных модулей и сервисных возможностей без учета их преимуществ и недостатков. Большую роль к тому же играет репутация компании.

3.Самостоятельный выбор ПС. Его плюсы и минусы:



Оценка производителей ПС

Фирмы-производители оцениваются с учетом следующих показателей:

• Устойчивость на рынке, т. е. срок существования компании и ее продукта, известность, доля рынка, которую она занимает. Этот показатель позволяет оценить риски, связанные с возможным уходом производителя с рынка, а также перспективу развития самого продукта фирмы. Прекращение деятельности разработчика оставляет организацию, использующую его ПС, один на один с проблемой поддержки и развития АСУ.
• Сервисные услуги. Как правило, это обучение пользователей и администраторов системы, разработка и предоставление обновлений, техническая поддержка. Такие услуги требуют определенных затрат (ежегодная сумма составляет примерно 15–30 % стоимости закупленных лицензий), но это оправданно, т. к. организации не придется самой заниматься перечисленными вопросами.
• Политика компании в области лицензирования. Вариант лицензирования «по рабочим местам» подразумевает, что сумма оплаты зависит от количества пользователей, имеющих возможность одновременно работать в системе, и при увеличении их числа потребуется дополнительная закупка лицензий. Вариант лицензирования «по учетным записям» предполагает оплату по объему данных, заносимых в систему (интегральным единицам, учтенным в системе, которыми являются физические лица). В этом случае за увеличение объема данных придется доплачивать.

Возможности ПС

Важно определить, сможет ли ПС обеспечить текущие и будущие потребности компании в автоматизации процессов управления человеческими ресурсами.

Поэтому нужно учитывать следующее.

• Управленческие возможности ПС или функциональность. ПС класса HRMS должны обеспечивать автоматизацию всех управленческих уровней в сфере работы с персоналом – оперативного, связанного с трудовыми отношениями (прием на работу, увольнение, перемещения и т. д.) и расчетами с сотрудниками (начисление зарплаты, вычет налогов и др. операции); тактического, обеспечивающего управление бизнес-процессами и взаимоотношениями объектов и субъектов в них; стратегического, подразумевающего анализ экономико-статистических данных, выработку управленческих решений. Возможно, на определенном этапе потребности компании не будут выходить за рамки оперативного уровня. Тем не менее, оценка программных средств, причем в полном объеме, необходима. Для того, в частности, чтобы сделать прогноз на перспективу: сможет ли рассматриваемое ПС через определенное время обеспечить возросшие потребности организации в автоматизации управления человеческими ресурсами. Это поможет установить срок, через который компании будет нужна замена ПС. И чем более долгим этот период окажется, тем весомее будет экономический эффект от автоматизации.
• Сервисные возможности. У ПС должны быть удобные пользовательские интерфейсы, возможности для фильтрации сведений по заданным параметрам, работы с архивными данными и с быстро расширяющимся объемом информации, желательно, чтобы она обладала гибкостью в создании отчетных и аналитических документов и т. д.
• Настроечные возможности обеспечивают адаптацию программы к особенностям организации. Следует учесть, что не все, что описано на бумаге, можно реализовать в виде алгоритмов программы. Иногда требуется реинжиниринг ряда существующих бизнес-процессов для последующей их автоматизации.
• Интеграционные возможности обеспечивают совместную работу разных ПС в режиме приема и передачи информации. Например, при расчете заработной платы и налогов целесообразна автоматическая трансляция данных в системы бухгалтерского учета и контроля расходования средств бюджета. Кроме того, создаваемое ПС должно взаимодействовать с другими элементами единой АСУ организации – как существующими, так и возможными в будущем.

Есть несколько способов обеспечения требуемой функциональности программных средств (хотя в большей степени они относятся к большим информационным системам): «все в одном» (all-in-one) – максимальное насыщение функциями конкретного ПС; и его «антипод» – «лучшее в классе» (best-of-breed) – обеспечение совместной работы целого ряда программных средств, наиболее отвечающих задачам построения конкретной АСУ. Возможен и симбиоз этих двух способов.

Выбор контрагента и его оценка

Услуги по созданию АСУ в организации могут предлагать как сами компании-производители (вендоры), так и фирмы-партнеры (системные интеграторы). В последнем случае стоимость услуг может быть меньше, чем у вендора, к тому же специалисты организации-партнера могут обладать не меньшей компетентностью в построении АСУ на базе конкретных ПС. Преимущество вендора заключается только в праве изменять серийную версию продукта, а трансформации, сделанные в нем компанией-партнером, являются локальными. В случае выбора партнера необходимо провести его независимую оценку.

При анализе предложений по реализации проекта АСУ важно, чтобы выбранный контрагент четко и ясно понимал поставленные перед ним задачи и мог квалифицированно обосновать стоимость внедрения. Кроме того, нужно обратить внимание на следующее.

• График проекта. Важно, чтобы для каждого его этапа были определены человеческие и временные ресурсы (трудоемкость). По заявленной стоимости одного часа работы специалиста определяется общая цена услуг по реализации проекта. Такой подход позволяет установить границы ответственности контрагента по срокам и объемам работ. При фиксированной трудоемкости он берет на себя риски, связанные с неправильным ее расчетом, что, в итоге, устраняет споры между сторонами. Чрезвычайно важно зафиксировать результат оказания услуг на каждом из этапов проекта.
• Приемка-сдача услуг и порядок оплаты. Естественно, оплата может быть произведена сразу за весь объем оказанных услуг, но в длительном проекте чаще применяется поэтапная оплата. В этом случае требуется обозначить срок выполнения работ на каждой стадии, а также порядок и срок рассмотрения претензий на промежуточных этапах и по окончании всего проекта.
• Ресурсные потребности. Их оценка определяет дополнительную нагрузку на сотрудников компании-заказчика и позволяет минимизировать расходы за счет выполнения части работ собственными силами. При распределении работ между сторонами нужно зафиксировать условия перехода ответственности на этапах проекта.

При выборе программных средств следует обратить внимание на то, какие проекты были ранее реализованы на их базе. Это позволит понять возможности ПС по реализации конкретных потребностей заказчиков АСУ, узнать, в каких сферах бизнеса и на предприятиях каких размеров наиболее эффективно применение данного программного средства, насколько работа в системе соответствует ожиданиям пользователей, а также оценку производительности системы, уровень удовлетворенности организации применением ПС и степень достижения целей автоматизации компании. Кроме того, в ходе неформального общения с владельцами системы нетрудно выяснить, какие еще могут возникнуть «подводные камни», типа дополнительных затрат, связанных с методологией ведения проекта, проблем управления проектами и многих других.



Сравнительный анализ трудоемкости операций по приему персонала


kadrovik.ru