Управление процессами

Что такое управление процессами?

Предприятие, ориентированное на процесс, обеспечивает внутри себя непрерывный цикл производства продуктов и услуг, а также контроль качества на каждом шаге производства продуктов и услуг. Для обеспечения непрерывного цикла производства, бизнес-процессы предприятия нуждаются в оптимизации и дальнейшем улучшении.

Бизнес-процессы обычно определяются исходя из потребностей клиентов. Очень важно обеспечить беспрепятственное выполнение процесса, что в свою очередь позволит предприятию увеличить добавленную стоимость и максимизировать полезность и ценность продуктов и услуг для собственных клиентов. Эффективное управление ключевыми процессами предприятия, является ключом к успеху. Управлять процессами не такая простая задача, как это может показаться в самом начале, потому что процессы не могут существовать раздельно и тесно переплетаются друг с другом.

Типичные ключевые процессы включают в себя:

• Закупка: Обеспечение материалами и оборудованием для производства продуктов или формирования услуг.
• Исследования и разработка новых продуктов и услуг для ваших клиентов.
• Производство: Создание продуктов или услуг.
• Цепь поставок: Получение заказов от клиентов и обеспечение выполнения этих заказов.
• Дистрибуция: Обеспечение беспрепятственного распространения продуктов или услуг клиентам.
• Поддержка клиентов: Обеспечение поддержки клиентов после приобретения ими Ваших продуктов или услуг.

Необходимо все время поддерживать свои процессы в «рабочем» состоянии. Чтобы гарантировать непрерывное, успешное развитие и усовершенствование процессов, необходимо выполнить следующие требования:

• Цели должны быть ясны и достижимы.
• Необходимо выработать способы вовлечения в бизнес-процесс, как руководства, так и подчиненных.
• Ваш персонал - ценный источник информации. Участие персонала в бизнес-процессе очень помогает воплотить в жизнь предложенные изменения.

Построение модели бизнес-процесса позволяет разрешить множество скрытых проблем традиционной функциональной модели организации. Модель бизнес-процесса разрабатывается для того, чтобы все вовлеченные люди, видели весь бизнес-процесс целиком, и каждый, при этом, видел в ней свою часть. Построение такой модели требует взаимодействия всех заинтересованных лиц для гарантии того, что все доступные знания будут использованы в модели. Модель бизнес-процесса может состоять из определенных действий, шагов, функций, информации и ресурсов. Модель может также содержать примечания о потенциальных проблемах в бизнес-процессе, идеи по усовершенствованию и другие комментарии.

Качественная документация - важная часть управления бизнес-процессами. Документирование всех процессов в Вашей компании способствует эффективному взаимодействию на всех организационных уровнях. Документация должна содержать все самые последние изменения и быть доступной для лиц, вовлеченных в процесс. Доступ к документации часто реализовывается через корпоративный портал (интранет).

Выгоды

Основное преимущество в ориентировании организации на процесс состоит в том, что появляется четкая картина всего происходящего в организации, со всеми существующими проблемами и узкими местами, которые могли остаться незамеченными в типичной организации, которая внешне нормально выполняет свои функции.

Управление процессами также помогает в:

• уменьшении временных задержек
• оптимизации использования ресурсов
• уменьшении финансовых затрат
• увеличении эффективности организации
• увеличении общего качества
• увеличении удовлетворенности клиентов и собственных сотрудников

Ориентация организации на процесс позволяет лучше понять конечные цели и результаты деятельности организации, а также роль в этом сотрудников. Но самое главное – это понимание, что процессы и их результаты являются реальным связующим звеном с Вашими клиентами. Процессы – это не только индивидуальные функции Вашей организации. Моделирование и анализ процессов позволяют развить организацию, улучшить ее эффективность и качество работы.