Системный подход к затратам на персонал

Системный подход к затратам на персонал

Планирование и контроль – основа любой системы управления. В условиях рыночной экономики на первый план выходит планирование финансовое. В ходе этого процесса составляется целый пакет документов – бюджетов. С методологической точки зрения общий бюджет предприятия состоит из операционного и финансового бюджетов. Бюджетированием же называют процесс планирования будущих операций предприятия и оформления его результатов в виде системы бюджетов. С организационной точки зрения бюджетирование представляет собой систему взаимодействия центров планирования (ЦП), центров финансовой ответственности (ЦФО) и центров затрат (ЦЗ), направленную на составление обоснованных бизнеспрогнозов по функциональным областям деятельности предприятия. Бюджетирование и эффективность предприятия Процесс бюджетирования предполагает формирование, согласование и утверждение всех операционных и финансовых планов компании, а также контроль их исполнения и возможность своевременного внесения необходимых корректировок. Бюджетирование обеспечивает: целевую ориентацию и координацию всех событий на предприятии; выявление рисков и их снижение; повышение гибкости, приспособляемости к изменениям; периодичное планирование; оценку результатов и контроль работы компании; исполнение требований законов и договоров. Расчеты при формировании бюджета предприятия производятся с целью своевременного определения сумм, необходимых для реализации поставленных задач, а также источников поступления этих средств (собственные, кредитные, бюджетные или инвестиционные). Существует три основных подхода к процессу бюджетирования: «Сверху вниз» – работу проводит высшее руководство с минимальным привлечением линейных менеджеров. Это позволяет учитывать все стратегические цели компании, избегать лишних временных затрат и проблем, связанных с согласованием и взаимоувязкой отдельных бюджетов. Недостаток метода – слабая мотивация менеджеров низшего и среднего звена к достижению поставленных топ-менеджерами целей. «Снизу вверх» – работа начинается с формирования бюджета минимальной организационной единицы (например, участка) с последующим пошаговым обобщением в финансовые планы более крупных подразделений (отдела, цеха, завода). Задача среднего и высшего менеджмента – согласовать и скоординировать различные бюджетные показатели. Один из недостатков подхода состоит в том, что запланированные расходы, как правило, завышаются, а доходы – занижаются (дабы при выполнении плана получить незаслуженное вознаграждение). «Снизу вверх / сверху вниз» – оптимальный метод. Управленцы низшего и среднего уровней готовят бюджет, направленный на достижение целей компании, общие директивы относительно которых определяет высшее руководство. Расходы на персонал Помимо прочего, бюджетирование ориентировано и на управление трудовыми ресурсами, которые, в свою очередь, распределены по всем организационным центрам: планирования, ответственности, затрат. Расходы на них отражаются в бюджете заработной платы, управленческих и условно-постоянных расходов, производственном бюджете и ряде других. В таблице 1 представлен перечень расходов на персонал и их основания. Как видно, в одних случаях они нормируются внутренними нормативными актами предприятий, в других – законодательством. Все расходы на персонал отражаются в плановых калькуляциях продукции в составе основных, вспомогательных, общепроизводственных и общехозяйственных затрат, в сметах расходов подразделения (цеха основного и вспомогательного производства). Как правило, документы, обосновывающие расходы на персонал, формирует кадровая служба. Затем передает их в планово-экономические структуры, которые включают эти затраты, путем калькуляции, в себестоимость каждого вида продукции и далее направляют документы в финансовые подразделения для формирования бюджета расходов на персонал. Калькуляция осуществляется ежемесячно – для управления ресурсами на производство продукции. Бюджеты, в свою очередь, могут составляться на год в разбивке по месяцам – для управления денежными средствами. Два вида документов дополняют, но не заменяют друг друга. Бюджетная структура расходов на персонал может различаться в зависимости от отраслевой принадлежности. Бюджет оплаты труда Расходы на персонал отражаются в одном из операционных бюджетов, в состав которых входят следующие бюджеты: продаж; производства; производственных запасов; затрат на материалы и энергоресурсы; накладных расходов; коммерческих расходов; управленческих расходов; затрат на оплату труда; отчет о прибылях и убытках. При такой структуре бюджет затрат на оплату труда содержит расходы на зарплату основного производственного персонала с учетом бюджета производства. Кроме того, он включает данные о производительности и ставках оплаты труда. В отличие от калькуляции, где показывается заработная плата, начисления с ФОТ и не указывается кредиторская задолженность по оплате труда, в данном бюджете отражается и такая задолженность, и график ее погашения. В зависимости от отраслевой принадлежности компании и ее организационной структуры перечень бюджетов или их содержание и структура могут быть изменены. Например, к сформированному бюджету затрат на персонал дополнительно составляются планы затрат на оплату труда основного производственного, либо вспомогательного, либо управленческого персонала; бюджет расходов на содержание HR-службы, бюджет затрат на обучение и развитие, оценку и аттестацию сотрудников, бюджет прочих расходов на персонал. При постановке системы бюджетирования важно понимать, что эффективность ее зависит от: тех, кто будет осмысленно работать с бюджетами; возможностей информационных технологий; умения специалистов формализовать и регламентировать бизнес-процессы; понимания объема и продолжительности работ по постановке системы; способности руководства расставлять приоритеты и формулировать цели. Бюджетирование – одна из составляющих системы управления предприятием, и положительный эффект от его внедрения будет очевиден, если оно действительно позволит принимать грамотные управленческие решения. Термины Финансовый бюджет – план, в котором отражаются предполагаемые источники денежных средств и направления их использования в определенный период. Включает прогнозный отчет о прибылях и убытках, бюджет капитальных затрат и денежных средств предприятия, а также подготовленный на их основе прогнозный бухгалтерский баланс. Операционный бюджет показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции предприятия. Включает бюджет продаж (доходов), закупок, заработной платы, условнопостоянных расходов, а также производственный бюджет. Бюджетирование – метод распределения ресурсов на основе систематической обработки данных. Центры планирования – структурные подразделения предприятия или должностные лица, имеющие исключительное право на определение основных тенденций работы предприятия посредством составления бизнес-прогнозов. Бизнес-прогнозы – совокупность предполагаемых данных, отражающих особенности внешней и внутренней среды предприятия на будущий период. Дифференцируются по направлениям (спрос, нормируемые затраты, налогообложение, инфляция и т. д.). Центры финансовой ответственности – структурные подразделения предприятия или должностные лица, в функциональные обязанности которых входит контроль составления прогноза (совокупности бизнес-заданий) и движения материально-финансовых ресурсов по закрепленным за ними статьям на этапе фактической реализации запланированных мероприятий. Центры затрат – направления расходования материально-финансовых ресурсов предприятия. Плановая калькуляция – расчет плановой себестоимости единицы продукции (изделия), составленной по статьям расходов в соответствии с перечнем, установленным в отраслевых рекомендациях. Таблица 1. Расходы на персонал Таблица 2. Структура бюджета оплаты труда kadrovik.ru